Utylizacja dokumentów w świetle przepisów
Niszczenie dokumentacji opisuje kilka ważnych aktów prawnych, przy czym najistotniejsze zasady utylizacji materiałów poufnych zawarte są w m.in. ustawie o ochronie danych, ustawie o ochronie informacji niejawnych, ustawie o rachunkowości. Wymogi i obowiązki w zakresie bezpiecznego niszczenia dokumentów i nośników danych zawiera także norma DIN 66399, które definiuje trzy klasy ochrony dokumentacji zależne od stopnia ich poufności. Przepisy koncentrują się przede wszystkim na kwestii nieodwracalnego charakteru procesu utylizacji dokumentacji firmowej. Innymi słowy, prawidłowo przeprowadzony proces niszczenia materiałów niejawnych ma dawać 100% gwarancję, że utylizowanych danych nie da się w żaden sposób odzyskać, co staje się szczególnie istotne w przypadku materiałów w cyfrowej formie.
Jak utylizować dokumenty, by nie narazić się na kłopoty?
Niszczenie dokumentów w firmie możemy oczywiście przeprowadzić samodzielnie, ale potrzebna do tego infrastruktura zwykle nie znajduje się w standardowym wyposażeniu firmy. Najczęściej nie dysponujemy także odpowiednio wykwalifikowaną kadrą, a ponadto proces utylizacji jest uciążliwy i czasochłonny. W związku z tym powszechną praktyką jest cedowanie obowiązków związanych z utylizacją dokumentów firmom specjalizującym się w tej dziedzinie. Profesjonalne firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów posiadają konieczne doświadczenie, przygotowany merytorycznie personel i odpowiedni sprzęt oraz działają zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i sprawdzonymi procedurami. Oczywiście na rynku funkcjonuje wiele firm oferujących usługi utylizacji danych, ale nie każda gwarantuje ten sam poziom jakości usług i bezpieczeństwa. Warto wówczas zwrócić uwagę na detale oferty oraz reputację i doświadczenie takiej firmy.
Jakie powinno wyglądać niszczenie dokumentacji przez firmy specjalistyczne?
Wybierając partnera do niszczenia dokumentów, powinniśmy upewnić się, że firma działa zgodnie z aktualnymi normami prawnymi, a cały proces przebiegnie według ściśle określonych procedur i będzie zakończony odpowiednim certyfikatem potwierdzającym zniszczenie nośników danych i dokumentów. Warto jako wzór potraktować procedury wypracowane przez lidera w branży utylizacji i recyklingu – firmę Stena Recycling, która dysponuje ogromnym doświadczeniem i cieszy się dużym uznaniem wśród przedsiębiorców. Stena Recycling umożliwia między innymi kontrolę nad przebiegiem każdego etapu niszczenia danych, dzięki temu, że proces utylizacji poufnej dokumentacji jest monitorowany i nagrywany w czasie rzeczywistym. Ponadto nad wszystkimi czynnościami czuwa pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, który koordynuje odbiór dokumentacji w umówionym terminie, transport zabezpieczonymi pojazdami w zaplombowanych pojemnikach oraz zniszczenie materiałów w zamkniętej i monitorowanej niszczarni. Tylko wybór tak doświadczonej firmy zapewni nieodwracalne usunięcie danych oraz daje pewność, że nikt niepowołany nie uzyska dostępu do niejawnych materiałów.